欧盟零毁林法规（EUDR）相关合规要求下，依据欧盟 EUDR 官方 FAQ 文档的指引，本文梳理了 EUDR 尽职调查声明（Due Diligence Statement, DDS）的提交流程及配套数字化信息系统的完整操作规范，覆盖从系统注册、信息准备、声明起草，到提交申报、后续管理的全流程环节：

阶段一：系统注册与账户设置

1. 明确注册义务与主体角色

计划将相关产品投放欧盟市场或开展出口业务的运营商（Operators）与贸易商（Traders），均需完成系统注册。 上述主体可授权欧盟境内设立的 “授权代表（Authorised Representative）” 代为提交 DDS，该授权代表需在系统中完成对应角色的注册。

2. 完成系统登录标识申领

本次注册需通过 TRACES NT 系统完成：

• 涉及进出口业务的运营商，需提供由欧盟成员国或北爱尔兰核发的有效经济运营商注册和识别号（EORI）；
• 欧盟境内的运营商 / 贸易商若无 EORI 号，可使用 TRACES 系统支持的其他标识完成注册，包括增值税号（VAT number）、国家公司注册号或纳税人识别号。

3. 完成账户结构配 置

• 单一经济运营商账户可分配多个角色（如同时兼任运营商、贸易商或授权代表），无需为不同角色单独开设账户；
• 集团企业不可共用账户，集团内各独立法人子公司需分别创建独立账户；但集团可授权其中一个成员作为授权代表，通过单一账户为集团内所有实体统一提交、管理 DDS。

阶段二：尽职调查信息的准备

在提交 DDS 前，运营商需先行完成尽职调查工作，涵盖信息收集、风险评估与风险缓解环节，待录入系统的信息需满足以下规范：

1. 产品与数量信息

• HS 编码：需至少精确至法规附录 I 规定的位数（通常为 4 位），主体可自愿细化填报至 6 位编码；
• 产品净重：进出口产品的数量需以公斤（kg）为单位申报净重，即剔除集装箱、包装材料等无关重量，若海关有额外要求，还需补充填报对应单位；
• 物种学名：针对木材供应链产品，必须填报木材物种的通用名称与完整学名（系统支持通过 EPPO 数据库完成录入）；其他品类商品可自愿填报。

2. 生产地块地理坐标要求

• 需收集产品生产地块的经纬度坐标，坐标需保留至少 6 位小数，系统将自动对精度不符的坐标进行截断或补零处理；
• 若产品涉及多个国家的生产地点，需按国家分别填报对应地理坐标。

阶段三：在信息系统中起草 DDS

1. 草稿管理规则

注册用户在系统中最多可同时保留 50 个草稿状态的 DDS。

2. DDS 数据录入规范

• 产品行限制：单个 DDS 最多可包含 200 行相关产品信息；
• 生产地点限制：单条产品行最多可记录 1000 个生产地点，单个 DDS 最多可包含 10000 个生产地点；
• 地理坐标上传：主体可通过手动输入或文件上传的方式提交坐标信息，上传文件需为 GeoJSON 格式（采用 WGS-84 坐标系、EPSG-4326 投影）；单个 DDS 的坐标文件总大小不得超过 25MB（约可容纳 100 万个坐标点）。若文件超出大小限制，建议将面积小于 4 公顷的地块调整为单点坐标，或通过降低多边形边缘分辨率的方式压缩文件。

3. 上游 DDS 引用规则（仅适用于下游非中小企业及贸易商）

下游企业可通过引用上游供应商的 DDS 参考号，证明自身已完成尽职调查，单个 DDS 最多可引用 2000 个其他 DDS 的参考号。 在保存 DDS 草稿后，主体可在 “引用的声明（Referenced Statements）” 选项卡中录入参考号与验证号，系统支持通过 CSV 文件完成批量导入，并自动验证引用的有效性。

阶段四：DDS 的提交与海关申报

1. 提交时间要求

• 最早提交时间：尽职调查完成，且所有必填信息（包括计划投放市场或出口的产品准确数量）齐备后，即可提交 DDS；
• 最晚提交时间：需在产品实际投放欧盟市场或出口前完成提交，且需在向海关申报（如进口清关、出口申报）前获取 DDS 参考号。

2. 海关联动机制

DDS 提交成功后将生成专属参考号，报关人需在对应海关申报单中填报该参考号；系统将通过欧盟海关单一窗口（EU SWE-C）与海关系统实现互联，完成信息的实时核对。同一 DDS 参考号可用于多份海关申报单，前提是申报的产品总数量不超过该 DDS 的申报总量。

3. 修改与撤回规则

在 DDS 参考号生成后的 72 小时内，主体可对该 DDS 进行撤回或修改操作。 但存在以下例外情况时，无法进行修改或撤回：该参考号已被海关申报使用、已被其他 DDS 引用、对应产品已投放市场或完成出口，或监管当局已通知将对其开展检查。

阶段五：后续批次管理与记录保存

1. 多批次覆盖规则

一份 DDS 可覆盖同类相关产品的多个物理批次或发货批次，但覆盖的时间跨度不得超过 1 年，这是由于法规要求主体每年对尽职调查体系开展一次审查。

2. 数据留存与导出

• 系统将对 DDS 数据及相关个人数据留存 10 年，若监管当局或用户因合规需求提出申请，留存期限可进一步延长；
• 运营商需自行履行记录留存义务，将 DDS 记录及相关尽职调查证据留存至少 5 年；同时可通过系统将 DDS 导出为 PDF 文件，或单独提取地理坐标文件完成存档。