一、SMETA审核概述：文件准备为何至关重要

SMETA（Sedex Members Ethical Trade Audit）是全球应用最广泛的社会责任审核方法论之一，依托于Sedex平台，该平台已覆盖超过75,000家会员企业，遍布180多个国家和地区。对于供应商而言，SMETA审核已成为进入国际知名零售商和品牌商供应链的重要合规门槛。

SMETA审核的现场工作通常包括文件审查、现场查验、管理层访谈和员工访谈四个环节。其中，文件审查是审核的基础环节，审核员首先通过文件判断企业的合规基础，文件的完整性、真实性和一致性直接决定了审核的走向。更重要的是，自SMETA 7.0版本实施以来，审核标准进一步细化，将ETI基本准则与附加条款拆分为100条具体审核条款，对文件的完整性和可追溯性提出了更高的要求。

本文从企业实操角度出发，系统梳理SMETA审核所需的完整文件清单，帮助体系人员和质量管理人员高效完成审核准备。

二、审核前先明确：2-Pillar还是4-Pillar？

在着手准备文件之前，企业必须首先明确审核类型，因为不同审核范围对应的文件要求存在显著差异。

SMETA 2-Pillar（双支柱审核） ：覆盖劳工标准（Labour Standards）和职业健康安全（Health & Safety）两大核心模块，是基础审核类型，适用于中小型企业或采购商要求不高的场景，审核周期通常为1天。

SMETA 4-Pillar（四支柱审核） ：在2-Pillar基础上增加环境管理（Environment）和商业道德（Business Ethics）两大模块，覆盖劳工权益、健康安全、环境保护、商业诚信四个维度，审核周期约1.5至3天。

关键提示：审核类型通常由最终买家决定，企业切勿自行判断。若盲目选择2-Pillar后客户要求补充4-Pillar，将导致重复投入。

三、SMETA审核必备文件清单（按模块分类）

以下文件清单依据SMETA 7.0最新版本的审核要求整理，企业需根据自身的审核类型（2-Pillar或4-Pillar）选择性地准备相应模块。

（一）企业基础资质文件（2-Pillar和4-Pillar均需准备）

此类文件用于证明企业的合法经营身份和基本组织架构。

• 营业执照：正本及副本均在有效期内，确保经营范围和实际业务一致。
• 工厂平面图：标明生产区、仓储区、办公区、宿舍、食堂等功能分区，比例清晰。
• 组织架构图：展示管理层级和部门设置，标注主要负责人姓名及职责。
• 厂房租赁合同或产权证明：如为租赁厂房，需提供有效期内的租赁合同。

（二）劳工标准模块文件（Labor Standards）

劳工标准模块是SMETA审核的核心，也是不符合项的高发区域，文件需最少覆盖过去12个月的记录。

1. 人事管理文件

• 员工花名册：包含所有在职员工的姓名、身份证号、岗位、入职日期、出生年月等基本信息，须覆盖正式工、派遣工、临时工及外包人员。
• 劳动合同：每位员工均须签订书面劳动合同，合同内容符合当地劳动法规，且与员工实际工作岗位、薪酬一致。
• 未成年工登记及体检记录：如企业雇佣16至18周岁的未成年工，须完成劳动部门备案登记，并提供定期体检记录（SMETA对童工实行零容忍政策，严禁使用16周岁以下人员）。
• 离职记录：包含离职申请、离职结算单等。

2. 工时与薪酬文件

• 最近12个月的考勤记录：电子考勤系统数据或纸质打卡记录，需完整呈现员工每日上下班时间及请假情况。审核员会重点比对接班、倒班记录，核查是否存在超时加班。
• 最近12个月的工资表：需体现基本工资、加班工资、津贴、扣除项等明细，并附员工签字确认。
• 最近12个月的工资发放凭证：银行转账记录或现金发放签收单，确保工资实际发放金额与工资表一致。
• 社保缴纳凭证：全员社保（含非正式员工），需提供社保部门出具的缴费凭证或系统截图。
• 工时制度文件：加班管理制度、综合工时制审批文件（如适用）。

3. 员工权益文件

• 反歧视/反骚扰政策：书面政策声明，需公示或以其他方式向全体员工传达。
• 员工申诉程序及记录：建立正式申诉渠道，留存申诉受理和处理记录。
• 结社自由文件：工会会议记录、员工代表大会记录等相关文件。
• 禁止强迫劳动的政策声明：SMETA 7.0明确要求企业对受强迫劳动影响的工人提供补救和保障措施，并记录相关行动。

（三）职业健康安全模块文件（Health & Safety）

健康安全是SMETA审核的另一核心支柱，文件与现场状况须相互印证。

1. 消防安全文件

• 消防验收报告或消防备案文件：确保建筑消防设施经主管部门验收合格。
• 消防设施清单及点检记录：灭火器、消火栓、应急照明灯、疏散指示标志的点检卡，记录需持续更新。
• 消防应急预案及演练记录：至少每年一次的消防疏散演练，留存签到记录、照片或视频。
• 安全巡检记录：日常安全检查记录，注明检查日期、检查人、发现问题和整改情况。

2. 设备安全文件

• 特种设备年检合格证：电梯、叉车、锅炉、压力容器等特种设备须在检验有效期内。
• 特种作业人员操作证：电工、焊工、叉车驾驶员等特种作业人员的有效操作证。
• 设备维护保养记录：生产设备、安全防护装置的定期维护记录。

3. 职业健康文件

• 职业病危害因素监测报告：对存在粉尘、噪声、化学品等危害因素的作业场所进行定期检测。
• 职业健康体检记录：接触职业危害岗位员工的定期体检报告。
• 急救人员配置及证明：急救员持证比例建议不低于员工总数的5%。
• 劳保用品发放记录：防护手套、口罩、耳塞等劳动防护用品的发放签收记录。

（四）环境管理模块文件（Environment，仅4-Pillar需准备）

环境模块审查企业环保合规状况及环境管理体系的运行情况。

• 环境影响评价（环评）批复文件。
• 环保竣工验收监测报告。
• 排污许可证或排污登记回执。
• 废水、废气监测报告：由具备资质的第三方检测机构出具。
• 固体废物处置记录：一般固废与危险废物的分类收集记录。
• 危险废物处置合同及转移联单：须与有资质的处置单位签订合同，并留存每批次的转移联单。
• 化学品清单及物质安全数据表（MSDS）：覆盖车间内使用的所有化学品。
• 节能减排记录：能源消耗台账、碳排放数据等（SMETA 7.0逐步纳入审查范围）。

（五）商业道德模块文件（Business Ethics，仅4-Pillar需准备）

商业道德模块评估企业反贿赂、反腐败及诚信经营的管理体系。

• 商业道德与反腐败政策：书面政策文件，需经管理层签署发布。
• 供应商行为准则及签署情况：关键供应商须签署行为准则承诺书。
• 反腐败/反贿赂培训记录：面向管理层和关键岗位人员的专项培训记录。
• 投诉处理与举报机制：建立保密举报渠道，留存投诉受理和处理记录。
• 利益冲突申报记录：关键岗位人员的利益冲突声明或申报文件。

四、SMETA 7.0版本新增文件要求

2024年9月10日Sedex正式发布SMETA 7.0，成为当前最新审核版本。与旧版相比，企业在文件准备方面需重点关注以下新增或细化的要求：

1. 管理体系评估（MSA）相关文件

SMETA 7.0引入了管理体系评估模块，对劳工、健康安全、环境、道德四大模块的管理体系进行独立评分。企业需准备政策文件、职责分配文件、沟通与培训记录、合规监督记录四类管理体系证据。例如，企业不仅要有某项政策，还需提供该政策的培训记录、执行记录和监督记录，以证明管理体系的有效运行。

2. 必备文件清单的扩充

SMETA 7.0审核指南文件对工厂需准备的文件清单进行了细化与扩充，新增如下要求：危险化学品官方登记证明；消防验收及第三方安全认证文件；禁止强迫劳动的政策与补救记录。

3. 报告唯一编号制度

每份SMETA报告将拥有唯一参考代码，从源头杜绝伪造，企业在准备文件时更须确保所有文件的真实性和可追溯性。

五、文件准备的核心注意事项

1. 确保文件真实性，杜绝任何形式的造假

SMETA审核对文件真实性实行零容忍。伪造考勤记录、编造培训签到表等行为一旦被发现，直接判定为重大不符合项，可能导致审核失败甚至被客户终止合作。所有文件必须基于企业实际管理情况准备。

2. 保持文件之间的逻辑一致性

文件间的逻辑矛盾是SMETA审核的高频失分点。常见的矛盾包括：考勤记录显示加班40小时，但工资表未体现相应加班费；劳动合同约定每月15日发薪，但实际发放记录显示20日发薪。建议在审核前一周开展文件交叉核对，重点核验考勤与工资、合同与社保、采购与供应商评估等联动文件。

3. 文件记录须覆盖完整时间跨度

SMETA审核要求文件记录至少覆盖过去12个月（新成立的工厂至少需有3个月记录）。企业应确保所有需提供的记录类文件（考勤、工资、培训、演练等）均满足上述时间要求。

4. 文件与实际现场须相互印证

审核员会通过现场查验验证文件的真实性。例如，文件记载已配备消防器材且定期点检，则现场须有对应的灭火器点检卡；文件记录的安全培训应能在员工访谈中得到印证。切勿制作“纸面合规”而实际未执行的文件。

5. 覆盖所有用工类型

SMETA审核范围需覆盖同一营业执照下所有区域和所有用工类型，包括正式工、派遣工、临时工、保安、保洁等，相关人员的劳动合同、考勤记录、社保记录均须纳入文件准备范围。

六、文件准备常见疏漏及改进建议

七、审核模式变革下的文件管理新要求

自2025年7月1日起，Sedex全面取消了全通知审核模式，转为半通知突击审核，窗口期至少为3周，企业仅知晓审核所在月份，无法预知具体日期。2026年起，除新供应商或高风险企业经特殊审批外，全通知审核已完全退出历史舞台。

这一变化意味着企业无法再通过审核前的临时突击来应对文件检查，而必须将文件管理嵌入日常运营流程，做到随时可审。建议企业建立常态化的文件归档和更新机制，定期进行内部自审，确保文件资料的完整性和实效性。

此外，针对审核中发现的不符合项，整改要求也更加严格：重大不符合项须在7个工作日内提交整改计划，30天内完成复审；一般不符合项须在15天内补充材料。这也要求企业在文件准备阶段就做好充分的核对和自查，尽量减少不符合项的出现。

结语

SMETA审核的文件准备是一项系统性工程，涉及劳工、健康安全、环境、商业道德多个领域，需要企业管理层的高度重视和跨部门的通力协作。建议企业在审核前1至2个月启动文件整理工作，对照审核清单逐项核对、查漏补缺，并结合内部自审发现的问题及时整改。唯有将合规管理融入日常、嵌入体系，方能从容应对SMETA审核，在国际供应链合规竞争中赢得主动。