体系审核中不符合报告的编制指南

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一、不符合报告的定义

 

不符合报告是记录不符合审核准则的审核发现的常用文件,主要包含不符合事实描述、对应的审核准则具体要求、不符合分级(如严重不符合与一般不符合)等内容,由审核员负责编制。

 

 

二、不符合报告的内容构成

 
一份完整的不符合报告应包含以下要素:
•受审核方名称
•受审核的部门或问题发生地点
•发现不符合的审核员信息
•审核日期
•不符合事实的详细描述
•对应的审核准则(如标准、文件的名称及具体条款)
•不符合的严重程度
•审核员签字、审核组长认可签字及受审核方确认签字
•纠正措施实施情况说明
•不符合原因分析
•纠正措施计划及预计完成日期
•纠正措施的完成情况及验证记录
示例如下:
 
 

 

三、不符合报告的编写要求

 
不符合报告的格式并无统一标准,各组织可自行设计,但核心内容必须包含:不符合事实描述、对应的审核准则具体要求、不符合的严重程度。具体编写要求如下:
 
•不符合事实描述需准确具体,涵盖发生的时间、地点、涉及人员(通常不写人名,而写职务、工位号等)及事情发生的细节。
•报告应具备可重查性和可追溯性,文字力求简明精炼。
•不得遗漏任何相关信息,观点和结论需从事实描述中自然体现,尽量使用行业或专业术语。
•不符合条款的判定需准确,要以客观证据证实的事实为依据,遵循就近不就远原则,以便采取纠正措施。
•需明确不符合的性质(严重或一般),判定应客观反映不符合的实际影响或后果。
•不符合事实需经受审核方确认。
•在事实描述清楚的前提下,报告应尽可能语言简练、便于理解。

 

 

四、不符合条款的判定原则

 
1.以事实为基础:判断不符合项时,必须严格依据实际发生的事实,既不能凭空添加无依据的信息,也不能忽略或删减事实中的关键内容。
2.最贴近条款:若审核发现的问题同时符合两个不同标准条款,应选择与问题最相关、最直接对应的条款,而非更宽泛、笼统的条款。如同在超市找苹果,应选“红色的苹果” 这一具体分类,而非 “水果” 这一大类。
3.因果关系选原因:当审核中发现两个存在因果关系的事实时,应根据原因对应的条款判断不符合项,而非结果。就像医生看病,会根据感冒(原因)而非发烧(症状)来判断病情。
4.内容一致性:报告中描述的事实、引用的条款及给出的理由必须保持一致,避免前后矛盾。

 

最后需要说明的是,对不符合报告编制方法的学习往往只是基础认知,只有在实际工作中不断历练和总结,才能真正掌握这一技能。

 

 
 
END

 

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创建时间:2025年7月28日 14:05

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不符合报告是记录不符合审核准则的审核发现的常用文件,主要包含不符合事实描述、对应的审核准则具体要求、不符合分级(如严重不符合与一般不符合)等内容,由审核员负责编制。